Как автоматизировать работу с должниками по ЖКХ и увеличить собираемость долгов в 2 раза
Работа юриста по взысканию задолженности за коммунальные услуги заключается в подготовке документов для судебных приказов и исков, направлении их в суд и сопровождении судебного процесса. Он отслеживает исполнительные листы и судебные решения на всех этапах до закрытия долга. Здесь важно тщательно контролировать распределение средств в соответствии с просроченным периодом.
Как автоматизировать работу с должниками по ЖКХ и увеличить собираемость долгов в 2 раза
Одна ресурсоснабжающая организация из Архангельска обратилась к нам, имея больше тысячи должников за ЖКУ. Чтобы не нарушить процесс взыскания и точно отражать данные, юрист компании вручную заносил информацию о делопроизводствах в таблицу.
В кейсе мы расскажем, как перенесли данные из Excel в 1С, автоматизировав процесс взыскания просроченной задолженности для РСО.
Как клиент решился на автоматизацию, и почему выбрал Сканд
РСО работает с 2002 года, у нее 4000 лицевых счетов, из которых 1000 – с задолженностью.
Сотрудники организации в течение 4 лет вели судебную работу по взысканию долгов, не используя программы для учета, имея дело только с бумажными документами и таблицами. Связь между оплатами и документами по взысканию отсутствовала, а деньги на лицевой счет в 1С вносили вручную, вычитая на калькуляторе расходы на госпошлину.
Поэтому РСО решила усовершенствовать свой подход, основываясь на опыте Сканда. В частности, мы рассказываем о взаимодействии с должниками в ролике на You Tube.
Что дает компании автоматизация работы с должниками через 1С:
- Отражение размера долга на определенную дату в 1С, а не вручную.
- Создание и хранение документов для суда в электронном виде.
- Автоматический расчет пени и госпошлины.
- Автоматическое распределение средств на погашение конкретного долга.
- Отображение госпошлины в блоке ЖКХ, а не только в бухгалтерском учете.
Принцип работы
Решая любую задачу, мы придерживаемся комплексного подхода к работе:
1. Предварительно разбираемся в особенностях работы и ведения учета компании, чтобы глубже вникнуть в проблему.
2. Разрабатываем план действий с учетом дополнительных задач, которые могут появиться при выполнении первого этапа.
3. Переносим данные в 1С и показываем, как все работает.
Учим работать с 1С
На данном этапе познакомили клиента с работой блока «Работа с должниками» и рассказали, как настраиваем его для продуктивной работы.
Например, в блоке можно заполнить судебный приказ, досудебное предупреждение и судебное соглашение и отслеживать движение по ним.
Проводим анализ рабочих процессов
Мы провели беседы с основными сотрудниками, чтобы понять, как клиент ведет учет услуг и взаимодействует с должниками.
Вот информация, которую мы узнали:
- Как юрист осуществляет работу по судебным делопроизводствам: регистрирует и хранит данные о должниках, получает информацию от других сотрудников для взаимодействия с должниками и учитывает оплаты.
- Как бухгалтерия отражает начисление и уплату госпошлины в бухгалтерском учете, рассчитывает и отражает пени после ее погашения, как заполняются данные по собственникам, на собственника или контрагента открываются лицевые счета.
- Как абонентский отдел ведет учет в РСО, и какие услуги предоставляет организация.
Подготовка и реализация плана действий
Настройка программы
Чтобы в 1С загрузить данные из таблиц Excel подготовили 1С: создали услугу «Госпошлина», перенастроили начисление пени, сделали зачет авансов.
Так как ранее в таблице бухгалтер оставляла для юриста комментарии о датах и сумме оплат, по которым он отслеживал поступления, мы и в 1С создали дополнительное поле с такой возможностью.
Создание рабочего места юриста в 1С
В основной лицензии 1С клиента были свободные рабочие места, и мы просто завели пользователя с правами юриста и настроили его для работы.
Установление даты для переноса данных в 1С и сравнение баланса на эту дату с данными в Excel
Зафиксировали дату с верным сальдо, чтобы клиенту не пришлось возвращаться к экселевской таблице.
Перенос сальдо
Выполнили перенос задолженности в 1С, чтобы накопленные за 4 года данные по должникам не потерялись. Это нужно для предотвращения ошибок в расчете пени и остатка долга в будущем.
Проверка правильности переноса данных в 1С
Сформировали «Отчёт по начислениям и долгам» и сверили показатели в программе с показателями в экселе, а в отчёте «Сведения о задолженности по лицевым счетам» сравнили суммы по отдельным лицевым счетам.
Обучение работе в блоке «Работа с должниками»
Провели онлайн-созвон с сотрудниками клиента, где показали:
- как создать иск, что и где заполнить;
- как работать с фильтром для быстрого поиска документов;
- как печатать документы из программы;
- где посмотреть оплаты по долгам;
- какие отчеты покажут должников для подачи заявления в суд;
- как отследить погашение долга.
Сопровождение работы 1С в течение месяца
Так как вопросы по работе могут возникнуть не сразу, а в процессе выполнения задач, мы еще в течение месяца консультировали сотрудников клиента. Вместе проверяли расчеты долгов, пени и госпошлины и помогали исправить ошибки.
Результат
После переноса данных в 1С и проверки остатков, сотрудники ресурсоснабжающей организации полностью перешли на работу с использованием 1С, избавившись от Excel-таблиц. Процесс управления взысканием долгов стал более эффективным, и время, затрачиваемое на отслеживание долгов и подготовку документов к суду, сократилось в 12 раз.
Среди других положительных изменений – собираемость просроченных долгов увеличилась в среднем в 2 раза за год.
Юристу больше не требуется 4 дня, чтобы ответить на запросы от УСЗН о наличии судебной задолженности. Теперь эта задача занимает 2 часа, ведь 1С автоматически проверяет наличие задолженности, предоставляет информацию и отправляет ответ адресату.
Хотите добиться такого же прогресса в работе с должниками? Свяжитесь с нами – мы поможем автоматизировать рутинные процессы и снять нагрузку с отделов для более важных дел.
Если остались вопросы, напишите или позвоните нам:
8 (351) 210-35-96 – мы с радостью на них ответим!
