Как УК продлить лицензию на управление многоквартирными домами без замечаний ГЖИ

Первое, с чего необходимо начать аудит – сверка перечня домов, находящихся в реестре лицензии с объектами жилого фонда, которые размещены в ГИС ЖКХ.

Уже здесь мы нашли несоответствие: домов на портале у клиента было меньше, чем в лицензии. Как оказалось, во время нашей проверки под управление УК перешли новые дома, данные о которых она еще не успела внести в систему. Этот недочет быстро устранили.

На этом же этапе мы проверили размещение договоров пользования общим имуществом, сведений о собраниях собственников жилья и отчетов по управлению. И не нашли несоответствий.

Получив от клиента доступ к личному кабинету на ГИС ЖКХ, мы выгрузили данные через типовые отчеты, чтобы найти недостающие сведения.

На этом этапе мы действовали следующим образом: брали конкретный дом и оценивали каждый раздел с данными по математической формуле. Если показатель размещения информации был меньше 100%, мы разбирались в причинах.

Правда здесь столкнулись с одним нюансом. Дело в том, что технические характеристики МКД заполнить полностью нельзя, потому что эти сведения постоянно изменяются. Соответственно, данный раздел пришлось оценивать вручную, сверяя с документацией.

Анализ показал высокий процент заполненности – 98%. А те моменты, которые нужно было доработать, мы установили и передали заказчику для исправления.

Особое внимание в ходе проверки ГЖИ уделяет лицевым счетам и операциям по ним. Если в л/с нет платежек — это нарушение.

Сравнив лицевые счета в ГИС ЖКХ с программой учета клиента, мы нашли расхождение в количестве: на портале было 18 000 л/с, по которым не происходило никаких движений. Как пояснили в УК “Уют Дом”, эти счета уже действуют, но их не закрыли в системе.

Кроме обнаружения ошибки, мы также проконсультировали клиента, как закрывать счета в системе, чтобы больше не было подобных казусов.

Также обозначили клиенту проблему с размещением платежных документов. Дело в том, что за один раз в систему можно загрузить не больше 25 000 платежек (как делать выгрузку в систему из 1С, читайте здесь). В связи с чем расчетный центр делает выгрузку в ГИС ЖКХ частями и может допустить ошибку и какую-то часть не выгрузить. Чтобы к моменту подачи заявления на продление лицензии в системе числились все платежки, необходимо отслеживать данный процесс.

Отражающиеся помещения в МКД должны соответствовать реальному положению дел. Размещать информацию по ним могут не только представители УК, поэтому нередки ситуации, когда в ГИС ЖКХ появляются дубли, или и вовсе несуществующие объекты.

Мы провели анализ и обнаружили лишние помещения. Вот только удалить некорректные данные из системы может лишь тот, кто их размещал. Сведения об организациях, которые вносили изменения содержатся в отчете «Информация из Росреестра по МКД».

Мы передали клиенту необходимую информацию, и управляющая компания направила письменные обращения в адрес этих юрлиц для актуализации данных на портале.

Здесь необходимо публиковать информацию о том, какие работы и услуги были запланированы и фактически выполнены управляющей компанией за все периоды ее обслуживания дома. В разделе не было данных за 2018 и 2019 годы.

Мы изучили договоры на предоставление услуг и поставку ресурсов. По ним в систему ГИС ЖКХ также нужно вносить акты о выполненных работах и расчеты за услуги.

У клиента уже были загружены договоры на поставку ресурсов, но информации о состоянии расчетов с РСО не было. Мы пояснили, что в системе есть стандартный шаблон для размещения такой информации, и научили УК его заполнять. Когда работа по заполнению была выполнена клиентом, мы просмотрели результат и загрузили в ГИС.

УК включала некоторые протоколы собственников в раздел с договором на управление МКД. Однако, если в протоколе содержатся вопросы, касающиеся не только выбора УК – это считается ошибкой. Так как такие документы должны размещаться в разделе “Протоколы”, мы их перенесли.

Но этим наша работа не ограничилась. Мы организовали онлайн-созвоны, где обсудили причины ошибок, подсказали, как исправить. Если есть необходимость, мы даже сами вносим коррективы.

По результатам аудита нашлись незаполненные разделы, которые относятся к перечню обязательных для размещения данных. Данная ситуация возникла из-за того, что на обслуживании нашего клиента находятся дома недавней постройки. Такие МКД не требуют капитального ремонта и мероприятий по повышению энергоэффективности. Соответственно, эти разделы не заполнялись в системе.

ГЖИ при проверке может определить отсутствие информации как нарушение. Поэтому мы совместно с УК разработали пояснительную справку, где разъяснили, из-за чего разделы о капитальном ремонте, энергосервисных контрактах и СРО не заполнены. Справку клиент прикрепил к заявлению на продление лицензии в ГЖИ.

Госжилинспекция провела проверку в отношении УК "Уют Дом" в октябре 2022 года и замечаний не выявила. Управляющая компания получила лицензию на управление мкд еще на 5 лет, а мы – благодарственное письмо и предложение о дальнейшем сотрудничестве.

УК "Уют Дом" – не единственная компания, оставшаяся довольной нашей работой. Вот отзыв другого нашего клиента - УК “ДомСтройСервис”, которому мы помогли настроить процессы размещения информации в ГИС ЖКХ.

Упростить работу УК позволяет программа “1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК”, которая сочетает в себе учет информации о жилом фонде, коммунальных услугах, лицевых счетах, оплатах и многое другое, необходимое для управления МКД.

Если у вас остались вопросы, позвоните или напишите – и мы расскажем, как работать эффективно и не бояться проверок ГЖИ.