Процесс перехода и работа внутреннего ЭДО на примере 1C:БГУ 2.0
В статье мы разберем как устроен внутренний электронный документооборот, когда нужно переходить и как он работает на примере программы «1С:БГУ».
За последние годы электронный документооборот применяют в своей работе все больше организаций России. Использование данного инструмента делает процесс обмена данными быстрым и простым. С помощью ЭДО можно передавать документы:
- в рамках одной организации между структурными подразделениями (заявления, отчеты и т.д.);
- между разными, сотрудничающими организациями - контрагентами (счета, договоры, акты и т.д.);
- государственным органам для выполнения обязанностей по предоставлению организацией отчетности, и для использования данных в рамках проведения проверок (отчеты по налоговым и страховым отчислениям, финансовых результатах и т.д.).
Приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н применяется с 01.01.2023 года, внутренний ЭДО при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственными (муниципальными) учреждениями.
Приказ от 28 июня 2022г. №100н применяется при ведении бухгалтерского учета учреждений с 1 января 2024 года, либо ранее если это предусмотрено учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета). Приказ № 100н применяется с 1 января 2023 года Федеральным казначейством при ведении бюджетного учета в рамках переданных полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений.
Приказ от 15 июня 2020г. № 103н О внесении изменений в приложения № 1 - 5 к приказу министерства финансов российской федерации от 30 марта 2015 г. 52Н «об утверждении форм первичных учетных документов». Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные настоящим приказом, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.
Правила создания и хранения первичных документов в электронном виде закреплены в государственном стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).
В этой статье будет представлена информация, для понимания которой необходимо знать определения основных терминов:
- документооборот - путь всех документов организации, представленных в физической форме (бумажный лист): создание, распечатка, утверждение, подпись, отправка в архив, утилизация.
- электронный документооборот (ЭДО) - оформление документов в виде компьютерных файлов, которыми впоследствии можно обмениваться по каналам коммуникации для утверждения и подписания их усиленной электронной подписью, а также организации хранения в онлайн-доступе для предоставления по запросу уполномоченным контролирующим органам.
- факт хозяйственной жизни - это любое совершенное действие в организации, влияющее на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. По 402-ФЗ ответственность за правильность составления и соответствие действительности данного документа несет руководитель или его представитель, а не бухгалтер.
- маршрут подписания - это настройки, которые определяют по какому пути в организации пойдет документ до конечной точки - подписания. Маршрут включает перечень должностных лиц, которые в заданной очередности должны быть ознакомлены с документом и одобрить или отклонить его до того, как он попадет к лицу, уполномоченному для подписания;
- подписанты - это ответственные сотрудники, несущие личную юридическую ответственность за подписанный документ.
- простая ЭП - это электронная подпись представляющая, например, комбинацию логина и пароля пользователя. Ее создание не требует специальных программ и услуг специализированных организаций;
- усиленная квалифицированная ЭП - особый вид подписи, хранящийся на съемном носителе (устройстве флеш-памяти) и имеющий юридическую силу. Для бюджетных учреждений ее выпускают органы Федерального казначейства и Федеральной налоговой службы, либо специализированные организации.
Когда нужно переходить на ЭДО
Постепенное вытеснение привычных документов в бумажном виде и обязательный переход на ЭДО начнется в 2024 году. Именно тогда электронные документы должны будут использовать в своей работе все государственные учреждения. Чтобы процесс перехода на новую систему не был слишком болезненным, следует начать готовится уже сейчас.
Несмотря на то, что на данный момент не определена ответственность за нарушение данных требований, по результатам проверки контролирующие органы уже сегодня могут выдать учреждению предписание за отсутствие механизмов ЭДО.
Для перехода на электронный документооборот потребуется привлечь квалифицированных специалистов в сферах бухучета и IT.
Первым делом в учреждениях необходимо настроить внутренний электронный документооборот.
Как подготовиться к переходу на внутренний электронный документооборот
Для применения внутреннего ЭДО в учреждении требуется провести следующие подготовительные мероприятия:
- Назначить дату и сроки перехода организации на применение документов в электронном виде.
- Отразить предстоящие изменения в учетной политике, прописав порядок работы с электронными документами (от создания до подписания).
- Составить список должностных лиц, уполномоченных для составления и подписания электронного документа, а также обозначить путь движения файлов (например, специалист создает - бухгалтер согласует - руководитель утверждает).
- Сделать для всех сотрудников цепочки ЭДО электронные подписи в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н.
- Дополнить график документооборота в соответствие с новыми инструментами. Определить правила оборота документов и обработки учетной информации, порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухучете в соответствии порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни.
- Обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета должностным лицам, которые будут участвовать в создании, согласовании подписании документов.
- Справочники, которыми пользуются при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета, обновить в соответствии с требованиями Приказа № 61н .
- Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения.
Рассмотрим применение внутреннего ЭДО на примере маршрута документа Решение о командировании на территории Российской Федерации в 1C:БГУ 2.0 (ф. 0504512)
- Решение о командировании ф. 0504512 создается при участии руководителя структурного подразделения, финансиста и руководителя учреждения.
- Далее бухгалтер отражает в форме справочную информацию о суммах задолженности по ранее выданным работнику в подотчет денежным средствам и представленным им отчетам.
- Решение о командировании по форме 0504512 утверждает и подписывает ЭЦП руководить.
- бухгалтеров;
- сотрудников договорного и планового отделов;
- ответственных за сохранность имущества;
- подотчетных лиц;
- членов инвентаризационной комиссии;
- членов комиссии по поступлению и выбытию активов;
- руководителей подразделений, согласующих и утверждающих документы;
- других работников ответственных за совершение фактов хозяйственной жизни, за его оформление электронным документом и соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни.
Как программа 1С:БГУ 8 упрощает работу с ЭДО
Также для корректной работы в программе она должна быть последней редакции. Редакция 2.0 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (далее – БГУ 2) позволяет с помощью механизмов внутреннего ЭДО составлять внутренние учетные документы в электронной форме на основе печатных.
Если вы давно не обновляли программу, у вас установлена старая редакция или по каким-либо причинам не установлена новая – рекомендуем осуществить переход на ред. 2.0 в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Внутренний ЭДО в 1С БГУ 2 – это инструмент подписания электронных документов. К моменту начала подписания электронный документ должен быть полностью заполнен и предстает для всех подписантов в едином неизменном виде. Документ можно либо подписать, либо отклонить и отправить на доработку специалисту. Частичное подписание отдельных разделов документа невозможно.
Какие возможности предоставляет внутреннего документооборота в 1С БГУ 2:
- формирование и хранение электронных документов на основе печатных форм учетных документов;
- подписание электронных документов простой и усиленной электронными подписями;
- подписание документа несколькими должностными лицами согласно определенному маршруту подписания;
- использование формы «Внутренние документы пользователя» для контроля документов «на подпись» и подписания группы документов;
- отказ от подписи или аннулирование электронного документа, а также отмена указанных действий;
- проверка подписанного электронного документа на актуальность с отображением отличий.
Пример оформления документов в 1С:БГУ 2.0
Рассмотрим оформление документов «Заявление на выдачу аванса» в 1С под правами пользователя «Подотчетное лицо».
Подотчетное лицо в программе имеет ограниченные возможности, которые отображаются в интерфейсе. Доступны к созданию и подписанию только документы «Заявление на выдачу аванса» и «Авансовый отчет». В остальные документы из раздела «Денежные средства» пользователь данной учетной записи не может просмотреть, подписать или отредактировать (рис.1.1).
Если у вас возникает проблема с переходом или работой внутреннего ЭДО в 1С:БГУ, обращайтесь в СКАНД. Первая консультация бесплатно
Через учетную запись подотчетного лица создадим документ «Заявление на выдачу аванса». Сформировать документ можно через копирование или создание нового документа. Заполняем поля, к которым есть доступ. Оставшиеся строки документа будет заполнять бухгалтер. Подотчетное лицо имеет возможность сохранить заявление и сформировать электронный документ, который после необходимо подписать простой электронной подписью (рис.2.1, 2.2, 2.3).
На закладке «Подписи» отображается маршрут подписания документа. Подотчетное лицо есть в перечне подписантов, поэтому имеет права на подписание документа после его записи (рис.3).
После подписания в печатной форме отображается электронный прообраз простой электронной подписи (рис.4).
Далее в этом документе бухгалтер заполняет оставшиеся поля и реквизиты, затем отправляет документ на подписание главному бухгалтеру и руководителю учреждения.
Чтобы быстро найти нужный документ, главбух может перейти на вкладку «Органайзер — Внутренние документы» и найти его в представленном списке (рис.5.1, 5.2).
- открыть и просмотреть документ и в нем поставить подпись;
- из вкладки «Внутренние документы», не переходя в файл, утвердить документ через кнопку «Подписать» и отправить дальше по маршруту руководителю учреждения (рис.6).
На конкретных примерах мы рассмотрели, как работает внутренний ЭДО в программе «1С:БГУ». Надеемся, что информация помогла вам разобраться с процессом перехода и использования внутреннего электронного документооборота.
Остались вопросы, напишите или позвоните нам: 8 (351) 210-35-96.
Если вам нужна помощь с настройкой маршрутов подписания электронных документов в 1С:БГУ, обращайтесь в компанию СКАНД. Наши квалифицированные специалисты выполняют настройку программного 1С в соответствие с последними требованиями, а также обучают работе с внутренним ЭДО сотрудников учреждений, в том числе, настраивать маршруты, оформлять документы и т.д.
Если вам нужна помощь с настройкой маршрутов подписания электронных документов в 1С:БГУ, обращайтесь в компанию СКАНД. Наши специалисты выполнят настройку в соответствии с требованиями МФ
